El primer inventario del que se tiene noticia al interior de la Biblioteca Nacional ocurrió en el mes de octubre de 1767 y fue producto de un decomiso, de la expropiación que se hizo de todos los bienes atesorados por la Compañía de Jesús en Santa Fe de Bogotá. En aquel momento fueron registrados 4.182 volúmenes que incluían 438 libros de teología, 83 de matemáticas y 597 históricos.
55 años más tarde, en 1822, un segundo conteo determinó que la colección sumaba entre 10.000 y 12.000 volúmenes, cifra inferior a los 13.399 volúmenes que don Manuel del Socorro Rodríguez, bibliotecario, había recibido en 1790, debido a la pérdida y la expurga de todos aquellos que se juzgaban prohibidos.
Históricamente han sido muchos los intentos por inventariar las colecciones de la biblioteca. Sin embargo, nunca se ha logrado determinar cuántos libros exactamente componen el acervo. Las razones para esto son varias, entre ellas, que no se ha mantenido un sistema único de clasificación. Es por eso que hoy, 236 años después de su fundación, la Biblioteca Nacional enfrenta una tarea ardua, pero emocionante.
La biblioteca se ha propuesto hacer, por primera vez en su historia, un inventario completo que abarque todas las colecciones y que arroje datos fidedignos sobre la totalidad del material que se conserva en los depósitos.
Camilo Páez, coordinador de colecciones de la biblioteca, es enfático al señalar que los inventarios previos “fueron trabajos parciales y aunque siempre escuchamos hablar del inventario hecho por Francisco de Paula Santander, ese fue relativamente fácil porque la biblioteca solo tenía diez mil libros en aquel momento, así que fue cuestión de encomendar la tarea a un preso, quien contó y clasificó los volúmenes en un periodo de un año”.
Páez se refiere al episodio ocurrido en 1828, cuando Santander fue condenado a muerte luego de la noche septembrina y, preso en el hoy Palacio San Carlos, donde se custodiaba la colección de la Biblioteca Nacional, se dedicó a contar los libros.
Cuando se cuenta con una colección tan grande como la que guarda la Biblioteca Nacional -aproximadamente 2´600.000 volúmenes y cerca de 45.000 volúmenes de prensa que equivalen casi a 1´500.000 de números de prensa, pues un tomo contiene alrededor de 30 números-, se requiere más que un condenado a muerte y menos de un año calendario para inventariar el material.
Hoy, con el personal especializado en fase de entrenamiento -143 personas entre profesionales, técnicos y auxiliares- y con las herramientas tecnológicas disponibles, la misión se ha programado para llevarse a cabo en ocho meses.
Edgar A. Delgado, Asesor del Grupo de Procesos Técnicos, describe el inventario como un proceso en el que se “prevé la identificación y registro en la base de datos de todas las colecciones que ha custodiado la Biblioteca Nacional desde 1777. En la medida en que se van cotejando los documentos, se van haciendo ajustes al registro, y si aparecen libros no registrados en la base de datos, se ingresan.
En 1991, se realizó un cálculo aproximado sobre la base del metraje lineal de las estanterías ocupadas por las obras, y del promedio de volúmenes organizados por anaqueles. Esta curiosa manera de contar solo podía arrojar resultados aproximados y, algo más preocupante aún, permitió que volúmenes de un mismo título se contaran individualmente, lo que agrandó la imprecisión si se tiene en cuenta el caso contrario: que un libro que en su interior guardaba más de una pieza individual fuera contabilizado de manera unitaria.
El resultado de este ejercicio fue de 339.771 volúmenes de material libro y 123.506 volúmenes de publicaciones periódicas.
Durante el inventario 2013 se llevarán a cabo tres procesos: uno de catalogación, en el que se toma un libro, se compara con el registro, se verifica su información y se actualiza -en el caso que sea necesario- hasta obtener una “cédula” para cada libro. Se realizará además un proceso de organización, que tiene que ver con los sistemas de catalogación actuales y con la escasez de espacio que sufre la biblioteca en este momento.
Finalmente, se realizará un proceso de preparación física de los materiales. Hay una parte de las colecciones que tiene instaladas bandas de seguridad: los libros del fondo antiguo en su totalidad cuentan con ellas, pero una gran parte del material en custodia no. Aparte, se instalará un sistema de radiofrecuencia que será la base para agilizar el préstamo, el seguimiento y el control de los materiales.
El patrimonio bibliográfico y documental custodiado por la biblioteca, que se ve enriquecido constantemente por el caudal de volúmenes que ingresan a diario gracias a la Ley de depósito legal (unos seis mil), será sometido por primera vez a un cotejo documento a documento.
Una vez que se barran todas las colecciones del catálogo, aclara Edgar Delgado, la Biblioteca podrá dar cuenta específica de todos y cada uno de los materiales que conforman sus colecciones, con lo que se ampliará la posibilidad de acceso a todo el patrimonio que custodia.
La nueva directora de la Biblioteca, Consuelo Gaitán, se ha mostrado optimista frente a todo el proceso: “ahora comenzamos un proceso de inventario. Vamos a tratar de conservar los dos ejemplares del depósito legal y, si logramos digitalizar, podremos optimizar el espacio que tanta falta le hace a la Biblioteca en este momento”.
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Juan Carlos Millán Guzmán,
Periodista
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