El término documentación hace referencia a la información, tanto cuantitativa como cualitativa, que de manera escrita, gráfica, digital, sonora, oral y fotográfica puede consignarse respecto de un bien cultural mueble. Esta toma de información puede darse en dos niveles: el primero, relacionado con la información del bien, como características físicas, su historia, problemas y tratamientos de conservación y restauración, y el segundo con el proceso de organización, interpretación y manejo de la información.

Con la documentación se logra:

• Aportar herramientas para el monitoreo o manejo del patrimonio y la comunicación sobre la importancia del mismo.
  
• Conservar información de los bienes en caso de pérdida (es una medida preventiva y de seguridad).
  
• Definir y priorizar los procesos de conservación.
  
• Evaluar los valores y significados del patrimonio cultural.
  
• Facilitar los procesos de declaratoria del patrimonio cultural mueble.
  
• Priorizar y definir los bienes o colecciones que deben ser declarados BIC muebles.
  

El ejercicio de documentar los objetos del patrimonio cultural mueble requiere de varios niveles de profundidad y procedimientos:

• Elaborar una lista preliminar
  
• Valorar y priorizar
  
• Realizar el inventario
  
• Declarar el bien
  
• Realizar el registro (como resultado de la declaratoria)
  
• Organizar, interpretar y manejar la información

Elaborar una lista ​preliminar.​​ Las listas preliminares tienen como objeto identificar y cuantificar los bienes culturales muebles. Cuando se culmina la recolección de la información de la lista, se procede a valorar y priorizar los bienes, para lo cual se deberá justificar dicha selección.

Valorar y priorizar. Valorar el patrimonio cultural mueble es definir, con elementos y criterios explícitos, los méritos que tiene el bien (o el conjunto de bienes), para ubicarlo entre las riquezas de las memorias e identidades, como parte de la cultura internacional, nacional, departamental, municipal o local. Esta actividad supone la existencia de las listas preliminares, que permiten iniciar el proceso de ordenamiento y priorización. En el proceso de valorar es importante tener en cuenta que los sujetos que valoran responden a un contexto social, político, cultural y económico, y que ese contexto se va a ver reflejado en la valoración que se haga. Los valores histórico, estético y simbólico son valores marco, por ser los más representativos del patrimonio cultural mueble y tener la capacidad de contener los demás valores. Estos son los más generales y abarcan el patrimonio cultural mueble en las diversas áreas en que se presenta. Cabe anotar, entonces, que cuando se habla del patrimonio cultural mueble, los valores histórico, estético y simbólico siempre están presentes y se entrelazan de maneras diferentes debido a los distintos enfoques y usos que se les han dado según las necesidades históricas generadas por las dinámicas que relacionan tanto los objetos, como a los sujetos y los contextos . En la valoración de unos objetos debe hacerse énfasis en el valor simbólico, y en otros, en el estético o en el histórico, dependiendo de los tiempos y los requerimientos socioculturales. Hay que tener en cuenta que para los bienes muebles de interés cultural documentales se contemplan también valores como el científico, técnico y testimonial. También debe anotarse que estos valores solo pueden reconocerse, hacerse visibles y explícitos con la formulación y aplicación de criterios de valoración que concreten su significado en la materialidad de los bienes culturales muebles. Estos criterios deben construirse constantemente, de manera colectiva, incluyente e interdisciplinaria, porque se pone en juego la valoración misma del patrimonio cultural y de los objetos entendidos como patrimonio cultural mueble, su legitimidad, quiénes lo valoran y desde qué punto de vista lo hacen, cómo se valora y, lo más importante, para qué y para quiénes se valora. 

Nota. Se pueden contemplar varios valores. Uno o más de ellos pueden indicar la representatividad y excepcionalidad del bien.

Realizar el inventario. Se trata de la construcción de información cualitativa y cuantitativa, oral, escrita, gráfica y fotográfica mediante la cual se precisan los atributos y características particulares de cada bien. Es una herramienta primordial para el conocimiento de la existencia de los bienes culturales, y aporta un reconocimiento valorativo útil para establecer prioridades de protección, conservación y restauración. 

Realizar el registro de los BIC muebles. Se registra el patrimonio cultural mueble que ha adquirido, por sus valores, la categoría de bien de interés cultural del ámbito nacional (BIC Nal. mueble). Este proceso refleja el reconocimiento institucional de los bienes inventariados y declarados y se constituye en una formalidad de reconocimiento e inclusión de los objetos con miras a su protección. El bien mueble, o una colección declarada como BIC Nal., será incluido en la base de datos de carácter legal (registro único de BIC), previa elaboración de su inventario. Además, se le asignará un número, que se llama número único de registro (Ley 1185 de 2008, Decreto 983 de 2010). Los departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas, etc., deberán realizar el correspondiente registro de los bienes que declaren BIC. Asimismo, cada año deben reportar al Ministerio de Cultura el registro de los bienes declarados en sus jurisdicciones.

Organizar, interpretar y manejar la información. Estas acciones y estrategias se encaminan a ingresar la información en sistemas que faciliten su consulta y propicien la circulación de la misma.