Programar y supervisar las operaciones financieras por el Ministerio de las Culturas las Artes y los Saberes, a fin de asegurar que estas sean registradas en forma oportuna, clara y precisa de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Gestionar ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las modificaciones al programa Anual Mensualizado de Caja – PAC- que sean requeridas previa justificación, estudio de viabilidad y definición de tipo de modificación, con el fin de cumplir con las obligaciones adquiridas previamente por el Ministerio de las Cultura, las Artes y los Saberes.
Dirigir y supervisar la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal del compromiso, obligaciones y pagos; al cierre de cada vigencia, verificando que los compromisos de la vigencia futuras se hayan comprometido y que la constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales se realicen de acuerdo con la normatividad vigente.
Verificar la adecuada actualización y depuración de los registros de las operaciones contables del Ministerio para identificar y evaluar si existen inconsistencias que afecten los estados contables de la entidad.
Presentar a la secretaria general la ejecución presupuestal de la respectiva vigencia requerida por las diferentes entidades, dependencias y autoridades que lo requiera.
Coordinar la presentación, consolidación, transmisión y publicación de los estados financieros en la Entidad, para las directivas de la Entidad, la Contaduría General de la Nación, entes de Control y demás organismos que lo requieren de manera oportuna.
Realizar seguimiento del sistema de registro contable del Ministerio para garantizar el cumplimiento de las normas expedidas al respecto.
Prestar asesoría en materia financiera a las dependencias del Ministerio para cumplir con los objetivos y metas trazadas.
Supervisar la actualización de los procedimientos, orientaciones y estipulaciones consagradas en normas técnicas, fiscales y financieras vigentes para aplicar lo que sea pertinente en el Grupo de Gestión Financiera y Contable, así como para la entidad.
Gestionar atreves de la OFICINA DE planeación del Ministerio de las Culturas y los saberes para que el presupuesto aprobado sea desagregado y asignado a cada dependencia ejecutora para el inicio de la cadena presupuestal; así mismo tramitar las modificaciones, adiciones, reducciones y traslados al presupuesto; en caso de requerirse aprobación por parte del Ministerio de Hacienda, Dirección General del Presupuesto Publico Nacional, en Funcionamiento, solicitar la elaboración del Acto Administrativo requerido.
Realizar los reportes en el aplicativo de Comisiones del plan mensual de programación efectuados por cada dependencia, Para aprobación por parte del Ordenador del gasto.
Realizar el seguimiento de los recursos asignados mediante CDPS a cada dependencia para garantizar la adecuada programación y disponibilidad de recursos.
Realizar seguimiento a la tabla de valores de los transportes terrestres y fluviales que se registren en las comisiones y gastos de desplazamiento que se requieren.
Expedir los actos administrativos y formatos de gasto de desplazamiento establecidos para conferir comisiones de servicios y desplazamiento al interior del país de los funcionarios y contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes de acuerdo con la normatividad vigente.
Recibir las solicitudes de desplazamiento al exterior del país de los contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y apoyar en el trámite de validación u aprobación.
Realizar el trámite para reconocer el pago por concepto de viáticos y gastos de viaje a los funcionarios y contratistas del Ministerio de la Artes y los Saberes, previa autorización del ordenador del gasto.
Realizar el seguimiento a las legalizaciones de los actos administrativos y documentos necesarios para la legalizar la respectiva comisión o gastos de desplazamiento, tanto al interior del país como exterior.
Preparar los informes mensuales (Legalización pendientes – reintegros pendientes y demás que requiera el ordenador del Gasto).
Preparar y tramitar oficios o correos electrónicos para que los funcionarios como los contratistas cuando presentan mora en la legalización como en reintegros, estén al día.
Preparar las respuestas a los requerimientos que se presenten sobre temas relacionados con las funciones del Grupo.
Remitir bimensualmente al director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones y/o Desplazamiento otorgado y el valor pagado por ellas con cargo al tesoro Público.
Aprobar o rechazar las facturas enviadas por proveedores de bienes y servicios adquiridos a través de la Tienda del Estado Colombiano.
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza para la cual fue creado el grupo.
